已入账的普通发票退回处理需根据具体情况选择合规方式，主要分为以下情形：

一、符合作废条件的处理方式

1. 直接作废

   若发票未超过认证期限且未用于申报抵扣，可登录税务管理平台直接作废。

   • 操作步骤：在增值税发票管理系统中找到对应发票并作废。

2. 开具红字发票冲销

   若发票已认证或跨月，需开具红字发票冲销原发票，再重新开具正确发票。

   • 操作步骤：

     • 若当月认证：直接开具红字发票冲销原发票；

     • 若跨月认证：需先开具红字发票，再重新开具正确发票。

二、不符合作废条件的处理方式

1. 退货且对方已做账

   需收回原发票并注明“作废”字样，或取得对方有效证明，再按以下流程操作：

   • 销货方：开具红字发票冲销原发票，同时开具蓝字退货入库单；

   • 购货方：提供《企业进货退出及索取折让证明单》，销货方以此为原始凭证进行账务调整。

2. 管理失误导致的误开发票

   若因管理失误需退回，建议与对方协商补充协议，将原发票复印件替换，并附上情况说明。

三、注意事项

• 税务合规性 ：所有操作需符合《中华人民共和国增值税法》及税务机关规定，避免因违规操作引发税务风险；

• 数据备份 ：作废或冲销前需备份相关数据，防止数据丢失；

• 沟通协调 ：与客户保持良好沟通，确保退款流程顺畅。

四、法律依据

• 《中华人民共和国增值税法》第三十二条：纳税人取得增值税专用发票或普通发票后，不得擅自销毁、变造或挂失；

• 《增值税发票管理办法实施细则》第二十七条：销货退回需开具红字发票，且必须收回原发票并注明“作废”或取得有效证明。

通过以上方式，可规范处理已入账发票的退回，确保财务数据真实性和税务合规性。