告知函和告知书在法律文书和日常应用中较为常见，二者的核心区别主要体现在以下方面：
一、定义与功能
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告知函
以书面形式向特定对象传达信息或告知事项，强调单向传递，通常用于通知、说明或告知对方需注意的事项。例如：
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公司终止服务合同并说明交接流程
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工程项目需办理质量监督变更手续
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信用证修改条款说明
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告知书
多用于正式场合的书面告知，常伴随决策、政策发布或重要事项通知，具有更强的权威性和正式性。例如：
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政府部门发布政策文件（如医保缴费通知）
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法院或仲裁机构送达法律文书
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企业内部重要决策公告
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二、应用场景对比
| 类型 | 典型场景 | 特点 |
|---|---|---|
| 告知函 | - 合同终止/变更通知 - 服务暂停/恢复通知 - 事件告知（如违约、罚款） |
- 短期、具体事项 - 需明确行动要求（如交接、整改） |
| 告知书 | - 政策法规发布（如医保政策） - 重要决策公告（如选聘物业公司） - 法律文书送达 |
- 长期、系统性事项 - 无需直接行动要求，但需知悉结果 |
三、格式要求
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告知函 ：通常包含原由（说明制发原因）、事项内容、办理要求等，结构较灵活，可包含附件。
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告知书 ：需明确标注文号、主送单位、正文（含事由、依据、具体内容）、结尾（如“特此告知”“请复函”）及落款。
四、权威性与法律效力
告知函多为单位内部或平等主体间的信息传递，法律效力较弱；告知书若涉及行政决策或法律文书，具有明确的法律约束力。
总结 ：两者核心差异在于用途和权威性，选择时需根据具体场景判断是单向信息传递还是正式决策公告。
