出纳费用报销流程通常包括以下几个关键步骤,这些步骤旨在确保报销的合规性、准确性和及时性:
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取得合法凭证:
- 所有票据必须是合法的正式发票,发票上必须有单位名称且无误。
- 特殊情况下,收据(财政票据除外)及白条必须有厂长或副总于相应票据注明签字方予报销。
- 撕票时,当事人必须于票面注明车号车牌、起止时间和地点(市内短途除外),并经厂长、总监或副总核准签字方予报销。
- 罚款单据因公务中个人原因违章产生的不予报销。
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粘贴原始凭证:
- 由报销人整齐地自行粘贴在A4纸上或报销粘贴单上,按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和金额分门别类进行粘贴,不能混合粘贴。
- 银行单据需要分开单独粘贴,不能与其他票据合并粘贴。
- 原始凭证应使用优质胶水进行粘贴,保证粘贴效果,粘贴的票据要求正面朝上,便于审核与日后查阅。
- 对票据进行修剪,将有些长度超过报销封面的票据多余部分去掉。
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填写报销单:
- 按着原始凭证发生的交易时间分类详细填写,并编号。
- 在费用名称里写上报销的项目,金额里写上小写金额,要一个项目写一行,合计里写上金额。
- 在下面合计人民币大写里写上大写金额,后面附单据里大写写上发票的张数。
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审批:
- 报销单必须经过上级领导人员批准。
- 逐级审批,确保审批流程及时高效,避免因审批时间过长而影响报销人资金使用。
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财务复核:
- 领导批准后,财务人员还需要对单据、报销标准进行复核。
- 对报销单做以下处理:剔除不合格、不合理、说明不全的金额后付款(附上剔除原因);退回报销单(注明退回原因);要求报销人员补充说明;交出纳付款。
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付款:
- 出纳根据审批签字的报销审批单进行付款。
- 可以选择现金支付、银行转账等方式,确保款项准确无误地汇入员工的个人账户,并保留好付款凭证以备后续查账和核对。
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归档管理:
- 原始凭证如发票、收据、银行回单等,需确保真实、完整、合法。
- 按照不同的部门分别统计报销数据,以便了解各部门的费用支出情况。
- 按时间顺序或凭证类型分类归档,便于查找。
总的来说,整个流程旨在确保公司费用报销工作的规范化、制度化,提高财务管理水平。需要注意的是,不同公司的报销流程可能会有所不同,具体细节应以所在公司的规定为准。