用现金支付罚款的会计分录涉及以下关键步骤和账户处理，以下是详细说明：
1. 会计分录的基本结构
企业用现金支付罚款时，会计分录的核心是将罚款支出计入“营业外支出”账户，并减少“库存现金”账户。具体分录如下：
- 借方：营业外支出——罚款
- 贷方：库存现金
2. 会计分录的依据
- 营业外支出：罚款属于非正常经营活动支出，因此应计入“营业外支出”科目。这是专门用来核算与企业日常生产经营无直接关系的支出，如罚款、捐赠支出、非常损失等。
- 库存现金：企业支付罚款时，现金资产减少，因此应从“库存现金”账户中贷记相应的金额。
3. 会计分录的示例
假设企业因违反某项规定被罚款10,000元，用现金支付，会计分录如下：
- 借：营业外支出——罚款 10,000元
- 贷：库存现金 10,000元
4. 期末结转处理
在会计期末，营业外支出需要结转至“本年利润”账户，以反映罚款对企业利润的影响。结转分录如下：
- 借：本年利润
- 贷：营业外支出——罚款
结转后，“营业外支出”账户期末无余额。
5. 补充说明
- 罚款的税务影响：罚款支出通常不允许在税前扣除，因此会影响企业的应纳税所得额。
- 相关文件保存：企业应妥善保存罚款通知书、支付凭证等相关文件，以备后续审计或税务检查。
通过以上会计分录，企业可以准确记录罚款支出，并反映其对财务状况和利润的影响。如需进一步了解，请参考相关会计准则或咨询专业会计师。
