外贸单证（Foreign Trade Documents）是国际贸易中必不可少的一环，主要用于以下几个方面：
一、交易沟通与证明
交易沟通的工具
在国际贸易中，买卖双方分处不同国家，语言、文化和商业习惯可能存在差异。外贸单证以标准化的格式详细记录了交易的各项信息，如商品的名称、规格、数量、价格、交货期等。例如，商业发票（Commercial Invoice）是卖方向买方开立的发货价目清单，是出口报关、进口报验、买卖双方记账和核对交易情况的依据。它详细列出了货物的描述、数量、单价、总价等内容，让买卖双方对交易的货物有清晰的认识。
交易的证明文件
外贸单证是贸易双方已经达成交易的法律证明。当发生贸易纠纷时，这些单证可以作为仲裁机构或法院判断责任归属的重要依据。例如，提单（Bill of Lading）是承运人（船公司）或其代理人签发的，证明已收到货物并承诺将其运输到指定目的地交付给收货人的凭证。它不仅是货物收据，还是运输合同的证明，对于确定货物的运输责任、所有权转移等具有关键作用。
二、通关的重要文件
出口报关环节
一系列的单证需要向海关提交，以办理出口货物的报关手续。报关单（Customs Declaration Form）是其中最核心的单证之一，它包含了货物的基本信息、商品编码（HS Code）、贸易方式等内容。海关根据报关单上的信息，结合其他单证如装箱单（Packing List）、商业发票等，对出口货物进行审核和查验。如果单证齐全且符合规定，海关就会放行货物，允许其离开本国领土。
进口报关环节
进口商也需要准备相应的单证来办理进口报关手续。除了报关单外，还需要提供提单、商业发票、装箱单等单证。海关通过这些单证来确定进口货物的完税价格、征收关税和其他税费，并且检查货物是否符合国家的进口政策和质量标准等要求。例如，对于一些需要特殊监管的货物，如食品、药品等，还需要提供相关的检验检疫证书，以证明货物符合安全和卫生标准。
三、结算的关键依据
信用证结算方式中的作用
在信用证（Letter of Credit）结算方式中，外贸单证是卖方获取货款的关键。银行会严格按照信用证条款审核卖方提交的单证，如汇票（Draft）、商业发票、提单、保险单（Insurance Policy）等。只有当单证符合信用证规定的条款和条件，银行才会履行付款义务。例如，信用证要求商业发票上的货物描述和金额必须与信用证规定一致，提单上的发货日期不能晚于信用证规定的最迟装运期等。
其他结算方式中的作用
在托收（Collection）和汇付（Remittance）等结算方式中，外贸单证也起着重要的作用。对于托收方式，银行会根据托收委托书（Collection Order）和相关单证，如商业发票、提单等，向进口商收取货款。在汇付方式中，虽然银行的介入程度较低，但卖方仍然需要向买方提供完整的单证，以便买方核对货物信息和安排付款。